دلایل استفاده از ست اداری در کسب و کار:

مکاتبات اداری یکی از مهم‌ترین ابزارهای سازمان برای ایجاد ارتباط و تعامل با سازمان‌های دیگر است.
به عبارتی دیگر، مکاتبات اداری زبان رسمی هر سازمان بوده و از اهمیت بسیار ویژه‌ای برخوردار است.
با طراحی و چاپ سربرگ و ست اداری مناسب می‌توان هویت بصری و شکل ظاهری برای مکاتبات رسمی و اداری در نظر گرفت.
ست اداری شامل سربرگ، پاکت‌نامه، کارت ویزیت، برگه یادداشت و …. می‌باشد که به‌صورت یکپارچه و هماهنگ با طرح سازمانی طراحی می‌شوند.

در این مقاله به بررسی مزیت های استفاده از ست اداری می‌پردازیم.

  • انتقال اطلاعات به صورت منسجم و در قالب رسمی و اداری:

    یکی از اقلام ست اداری، سربرگ نام دارد.
    سربرگ ها مطالب را به صورت متن و یا تصاویر منظم و منسجم کتبی به مخاطب ارائه می‌دهند.
    همچنین در یک قالب رسمی، سازمان شما را به مخاطبین معرفی می‌کند.

    درحالی که استفاده از برگه‌های سفید و بدون سربرگ در اکثر موارد جزء مکاتبات غیر رسمی و معمولی دیده خواهند شد.
    همچنین منجر به کاهش اهمیت و یا حتی بی‌توجهی به مطالب ثبت شده در نامه شما می‌گردد.

  • بالابردن هویت و ماهیت کاری سازمان:

    به همان میزانی که مطالب و نحوه‌ی درج آن‌ها در مکاتبات می‌تواند مهم و اساسی باشد، شکل ظاهری ارائه‌ی آن‌ها نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.
    این مساله نشان‌دهنده‌ی هویت کاری سازمان شما خواهد بود.
    استفاده از سربرگ و پاکت‌های طراحی شده با لوگوی متعلق به یک سازمان، پشتیبانی شما از برند کاریتان را تضمین می‌کند.

  • سهولت تماس و دسترسی مجدد دیگر سازمان‌ها:

    زمانی که مطالب را با ذکر نام و مشخصات خود برای مخاطبین خود ارسال می‌ کنید، زمینه دسترسی مجدد برای آن ها را فراهم می کنید.
    همچنین رعایت یک قالب طراحی یکسان سبب می شود که مخاطب بداند آدرس و یا شماره های ضروری را در کدام قسمت باید جست و جو کند.

  • افزایش امنیت:

    با ثبت اسناد و اوراق در چارچوبی که تنها متعلق به برند شما است از هر کپی‌برداری از آن جلوگیری می‌شود.
    به‌طور مثال فرض کنید قراردادی فی‌مابین دو سازمان در یک کاغذ سفید ثبت می‌گردد در این صورت به راحتی افرادی می‌توانند با درج آن اطلاعات بر روی کاغذ سفید و بی‌نام و نشان دیگر و اعمال تغییرات دلخواه، سوء استفاده کنند.
    این موضوع برای نامه‌های ساده‌ی دیگر نیز صدق می‌کند.

  • ایجاد اطمینان و اعتماد لازم در مخاطبین همراه با ارزش به خود:

    توسط هر یک از اقلام ست اداری ضمن اشاره به معتبر و رسمی بودن نام تجاری سازمان خود، قادر خواهید بود برای این نام تجاری نیز یک ارزش و احترام بالایی قائل شوید.
    این یک نکته‌ی مثبت در جلب اعتماد بیشتر دیگران به شما و برند کاریتان است.

  • ثبت تمامی مکاتبات در چرخه‌ی اداری:

    امروزه در فرآیند تهیه و ثبت مکاتبات اداری، درج اطلاعات مورد نیاز به صورت کامل از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
    نامه‌ای در یک پاکت ساده و کاغذی سفید در فرآیند ثبت اداری در گروه نامه‌های غیر حرفه‌ای و بدون اطلاعات کافی قرار می‌گیرد.
    این امر به عنوان نکته‌ای منفی می‌تواند آن نامه را به همراه سازمان مربوطه از روند تعاملات بعدی خارج کند.

  • معرفی مستقیم ماهیت کاری و تجاری به صورت انحصاری:

    با استفاده از نمایش نام تجاری به صورت یک لوگو و درج آن بر روی ست اداری خود می‌توانید برند و خدماتی را که ارائه می‌دهید به صورت شفاف در معرض دید همگان و به خصوص مخاطبین مورد نظر خود قرار دهید.
    بدین ترتیب ماهیت کاری شما به رسمیت شناخته می‌شود.

  • نشان‌دهنده‌ی نظم و ترتیب در سازمان شما:

    ست اداری با ایجاد نظم و هارمونی از لحاظ رنگ و محتوا این حس را به مخاطب القا می‌کند که سازمان شما دارای نظم و ترتیب است.
    ذهن مخاطب این نظم و ترتیب را به کار تعمیم می‌دهد و باعث جذب وی به سمت سازمان شما می‌شود.

  • کارت ویزیت، برقرار کننده‌ی تعاملات بعدی:

    امروزه کارت ویزیت به عنوان یک ابزار تبلیغاتی موثر برای معرفی کسب و کارها بسیار پرطرفدار و کاربردی است.
    کارت ویزیت به عنوان یکی از اقلام ست اداری در بسیاری از موارد اولین ابزار برای مکاتبات اداری می‌باشد.
    بدین صورت که در بسیاری موارد این کارت یادآور کسب و کار شما جهت برقراری ارتباط مجدد به کار می‌رود.
    اگر هنوز به اهمیت به کارگیری کارت ویزیت در ملاقات های کاری خود پی نبردید، حتما این مقاله را بخوانید.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *